La Planificación y los Indicadores de Desempeño en QHSE

     Es muy común que al finalizar una gestión o al inicio de la misma, el Manager y sus colaboradores o equipo de trabajo empiecen a establecer los objetivos de gestión (planificación táctica), los cuales seguramente estarán alineados hacia la búsqueda de alcanzar los objetivos estratégicos de la compañía, establecidos en un determinado periodo de tiempo por la alta dirección (planificación estratégica). Teóricamente establecer los objetivos citados parece muy sencillo, sin embargo requiere proyectar la visión a futuro de la compañía, y esto implica un total involucramiento y empoderamiento (empowerment) de los directores y el staff de la compañía. 

    Un Manager QHSE, es un planificador y director por excelencia, en consecuencia debe conocer a nivel de detalle los principios de la planificación estratégica y la planificación táctica y como se relacionan estos dos tipos de planificación. Para clarificar y discernir sobre estos dos tipos de planificación, a continuación hace una breve introducción sobre estos dos tipos de planificación.

Procesos de Planeación

Planificación Estratégica.  

     La planificación estratégica, es un proceso mediante el cual los directores de la compañía definen una visión y estructuran una situación deseada a futuro, en ella se definen los resultados esperados, los recursos y los procedimientos para alcanzarlos, es decir con la planificación se delimita en el tiempo la ruta para conseguir un ideal o meta a largo plazo; es decir, es un conjunto de acciones que se priorizan en los próximos años, además es un proceso iterativo que debe ser medido y analizado con cierta frecuencia debido al cambio constante del entorno de la compañía.

     La base de la planificación estratégica es el Análisis GAP o análisis de brecha, en el cual se analizan la situación actual de compañía y la situación deseada. La brecha o distancia ofrece una medida de cambio que la compañía necesita realizar.

   Si la compañía en la que laboras cuya actividad es el Upstream (exploración y producción) tiene como visión incursionar en el Dowstream (refinación, venta y distribución) en los próximos 10 años de operación. 

Planificación Estratégica

- ¿Cómo Manager QHSE, cual sería tu plan estratégico para los próximos 10 años?

Planificación Táctica.

     Llamada también planificación operativa, se refiere a desarrollar los planes de trabajo en una gestión, es decir en un contexto más limitado de tiempo. La planificación táctica establece que hacer y cómo hacer el trabajo, en consecuencia está relacionado con los objetivos específicos medibles, alcanzables y trazables en un periodo de tiempo (por ejemplo un año).

    La planificación táctica debe ser consecuente con la planificación estratégica, es decir debe estar alineada con la ruta a seguir en un periodo determinado de tiempo, de lo contrario la probabilidad de alcanzar las metas estratégicas se verán reducidas.

     Los procesos de planificación constituyen un proceso transcendental para el crecimiento sostenido de la compañía en el tiempo, como había citado anteriormente el involucramiento y empoderamiento del Manager QHSE es fundamental para planificar, dirigir y hacer uso de los recursos de forma eficiente y sostenida.

- ¿Cómo se realiza la trazabilidad de los procesos de planificación?

-  Mediante los indicadores de desempeño o KPI que se citan a continuación como manera orientativa y no limitativa.

Los Indicadores de Desempeño (KPI).

     Un indicador, es una medida cuantitativa o cualitativa asociada a la efectividad o eficiencia de una estrategia, proyecto u organización. Un indicador debe: Ser medible cualitativa o cuantitativamente, debe relacionarse con las metas que se proponen, debe ser verificable y debe ser comprendido por las personas que integran la compañía.

     A modo de conocimiento a continuación se citan los diferentes tipos de indicadores (por cierto, no es de interés en este artículo definir cada uno de los indicadores):

• Indicadores de evaluación
• Indicadores de eficiencia
• Indicadores de eficacia

Indicadores de Desempeño - KPI

     Por ejemplo, en Seguridad y Salud Ocupacional podemos agrupar los indicadores en dos grupos. Los indicadores de impacto y los indicadores de acción.

     Los indicadores de impacto. Miden los resultados de esfuerzos pasados.  Algunos ejemplos de estos indicadores son: la tasa de accidentalidad, índice de frecuencia, índice de severidad, índice de lesión incapacitante, ausentismo, costos del accidente.

      Típicamente, las compañías miden dos tipos de índices comparativos, por millón de horas hombre trabajadas en un periodo de tiempo, por ejemplo:

     LTIF (Índice de Frecuencia de Incidentes con Tiempo Perdido) = LTI*1000000/HH, Mide aquellos incidentes cuya severidad hayan sido clasificadas como incidentes con tiempo perdido en un periodo de tiempo.

    TRIR (Tasa de Incidentes Registrables) = (LTI+RWDC+MTC)*1000000/HH, Mide aquellos incidentes cuya severidad hayan sido clasificados como tiempo perdido, trabajo restringido y tratamiento médico en un periodo de tiempo.

    Los indicadores de impacto, son índices que se utilizan para medir el desempeño S&SO comparando con gestiones pasadas para realizar ajustes para el futuro, por lo tanto son indicadores reactivos.

     Los indicadores de gestión. Los indicadores de proceso, eficiencia y eficacia se conocen como inductores de la acción. Permiten revisar la puesta en marcha de la estrategia, permiten hacer seguimiento al proceso sin perder de vista los resultados. También son el insumo para la toma de decisiones frente a la estrategia. Entre ellos podemos citar:

• Índices de programas
• Índices de inspecciones
• Índices de capacitación
• Índices de simulacros
• Índices de mejoras (acciones correctivas/preventivas)
• Índices de observaciones preventivas
• Índices de eficiencia financiero.
• Etc.

Definición de Indicadores de Desempeño / Performance

     Estos indicadores están enfocados a la medición de las actividades de los procesos y los resultados que va generando cada proceso, por lo tanto, son indicadores pro-activos que nos ayudan a tomar decisiones para realizar ajustes en diferentes etapas de los proceso de forma oportuna.

¿Por qué medir? 

     Entonces, la medición del desempeño puede ser definida generalmente, como una serie de acciones orientadas a medir, evaluar, ajustar y regular las actividades de una organización. En este sentido se hace imprescindible medir el desempeño sobre todo:

• Por qué necesitamos interpretar lo que está ocurriendo para tomar decisiones de forma oportuna.
• Por qué necesitamos conocer la eficiencia de desempeño de la organización y tomar decisiones basadas en hechos y no suposiciones.
• Por qué necesitamos conocer las tendencias históricas a través del tiempo para evaluar el desempeño.
• Para saber si la organización se encuentra por el camino correcto.

    - ¿Y tú, ya realizaste la planificación en tu compañía y estableciste indicadores de desempeño?, Tal vez sea un buen momento para comenzar a definirlos.

Ing. Msc Víctor Chamby Jamera

Autor

Bolivia, Enero del 2018