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Precisión y Exactitud en una Auditoría de Sistema de Gestión

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En el marco de la formación militar, todos los conscriptos en cierta etapa de su instrucción militar deben pasar por el Polígono de Tiro para desarrollar sus habilidades y destrezas con las armas disparando ante una diana. Durante el desarrollo de estos ejercicios muchos llegaran a tener Precisión (cercanía al mismo valor) en sus disparos, otros tendrán buena Exactitud (sobre el objetivo) y desde luego, también habrán algunos conscriptos que incurrirán en el Error que seguro no la pasaran muy bien. Dentro de la formación militar, para calificar como franco tirador, es fundamental tener Precisión y Exactitud, es decir repetir el mismo disparo sobre un objetivo establecido.

Así como la precisión y la exactitud califican a un franco tirador, un Auditor de Sistemas de Gestión, también debe tener precisión y exactitud durante el desarrollo de un procesos de auditoria individual. Recordemos que el objetivo de la auditoria individual, no es solo para dar cumplimiento del Programa de Auditoria, si no la búsqueda de hallazgos de auditoria que aporten verdadero valor al desempeño de la organización.

— ¿Cómo se logra la precisión y exactitud en un proceso de auditoria individual?

Después de la aprobación del Programa de Auditoría, la conformación del Equipo Auditor y la designación de auditorias individuales. El equipo auditor debe iniciar la planificación de la auditoria individual tomando el primer contacto con el auditado de la organización. En el proceso de planificación de la auditoria individual, es la etapa fundamental para lograr la precisión y exactitud de la auditoría, tomando en cuenta siempre los objetivos de cada auditoria individual en caso que hayan sido establecidos previamente en el programa de auditoria (también puede ver el articulo relacionado en el siguiente link: Evaluando el Desempeño de un Sistema de Gestión).

Proceso de Auditoria Individual

— ¿Qué aspectos son importantes para que una auditoria individual reúna precisión y exactitud?

Para explicar este acápite tomaremos como ejemplo una organización que fabrica y comercializa baterías o acumuladores y tiene implementado sistemas de gestión de Calidad y Seguridad y Salud Ocupacional en alguna de sus áreas (de acuerdo a su análisis estratégico vieron conveniente implementar, por ejemplo: en sus unidades de producción ISO 45001 y sus unidades administrativas y de comercialización con ISO 9001). En este sentido, a continuación realizamos los siguientes planteamientos:

  1. Defina los criterios de auditoria en función a la norma implementada por el auditado. Si el equipo auditor fue designado para auditar una unidad de producción, los criterios de auditoria deberán ser ISO 45001 Sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional, a menos que exista algún objetivo adicional por parte de la organización, por ejemplo el nivel de implementación o conocimiento de ISO 9001 en este establecimiento de la organización.
  2. ¿Qué área, sucursales o unidades de producción serán auditadas?. Al ser el auditado la unidad de producción, la auditoria debería tener un mayor enfoque en los criterios 5, 6, 7 y 8 de ISO 45001.
  3. ¿Cuáles son los procesos clave que se realizan en dicha área, sucursal o unidades de producción?. Otro de los aspectos a tener en cuenta para tener precisión y exactitud en una auditoría individual, es identificar los procesos claves que realizan las unidades o áreas a ser auditadas, por ejemplo: los procesos clave que realizan los centros de comercialización, son venta del producto y/o servicio y las unidades de producción, la realización de producto o servicio. Esta es otra entrada que se debe analizar en la planificación de la auditoria. Por ejemplo para los centros de comercialización debería hacerse mayor énfasis en los requisitos 6, 7, 8.5, 8.6, 8.7 de ISO 9001 Sistema de gestión de calidad. 
  4. Audite a los propietarios de procesos. Siguiendo el primer ejemplo, usted quiere auditar el requisito 7.2. Competencia de ISO 45001 y el propietario de este proceso es RRHH y no necesariamente puede encontrarse (físicamente) en la unidad de producción, es posible que este departamento se encuentre en la oficina central de la organización a donde debería dirigirse.
Precisión y Exactitud
Estos son algunos aspectos básicos más no limitativos que comparto con ustedes a la hora de planificar una auditoria individual para tener una mayor precisión y exactitud, y como resultado del proceso de auditoria podamos identificar hallazgos que aporten valor a la organización. Recuerda que la auditoria es un arte que implica conocimiento de los criterios de auditoria, los procesos que desarrolla la organización y las directrices de los procesos de auditoria, fortalece cada uno de ellos para que tu aporte hacia la organización sea significativo.

Ing. Msc. Victor Chamby
Autor

Bolivia, Octubre del 2021
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