EVALUANDO EL DESEMPEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN

Introducción.

Diseñar, implementar y mantener un sistema de gestión es un proceso sistemático que conlleva cierto periodo de tiempo en una organización e implica un sinnúmero de actividades. Un Gestor de un sistema de gestión, es como un sastre que diseña un traje; inicialmente toma las medidas en correspondencia con el diseño y el usuario, realiza la confección del traje, posteriormente vuelve ha realizar los ajustes finales hasta lograr las características y medida deseada por el usuario del traje. Un gestor de un sistema de gestión realiza actividades similares a un sastre: el diseña un sistema de gestión a la medida de la organización, lo implementa y realiza los ajustes (mantenimiento) hasta lograr que los procesos sean coherentes y eficaces. Sin embargo, el gestor del sistema de gestión va un poco mas allá, debido a que el sistema de gestión diseñado e implementado esta en permanente cambio y/o mejora continua en concordancia con los cambio de la organización y su contexto. En este sentido, una de las herramientas utilizadas por los gestores de sistemas de gestión para evaluar el desempeño de un sistema de gestión de manera metódica y sistemática son las Auditorias Internas.

¿Que es una Auditoria?

De acuerdo a ISO 19011 directrices para auditorias de sistemas de gestión, define a una auditoria como "Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoria". Es decir, un proceso de auditoria es planificada metódicamente para evaluar un sistema de gestión de manera independiente, evitar el sesgo y perder objetividad en el proceso. La persona que lleva adelante este proceso independiente y documentado se denomina Auditor.

Img 1. Auditoria de Sistema de Gestión

Gestión de Auditoria.
La gestión de auditoria implica tres procesos claves para que pueda desarrollarse con éxito y lograr los objetivos propuestos en cada auditoria individual y en consecuencia del programa de auditoria, estos procesos son:

Gestión del programa de auditoria
Gestión de una auditoria individual
Gestión de las competencias de los auditores.

La gestión del programa de auditoria, implica establecer los objetivos, evaluar los riesgos y oportunidades del programa de auditoria, determinar los recursos que son necesarios, seleccionar los métodos y criterios de auditoria, seleccionar al equipo auditor y finalmente establecer un calendario para cada auditoria individual. Este proceso es realizado por el gestor del programa de auditoria quien debería tener dependencia directa de la alta dirección para asegurar la independencia en los procesos de auditoria.

La gestión de una auditoria individual, implica la planificación de una auditoria in situ, es decir: elaborar un plan de auditoria, designar tareas al equipo auditor, preparar los documentos de trabajo, llevar a cabo las actividades de auditora in situ, preparar y distribuir los informes de auditoria. En esta etapa se realizan los hallazgos de auditoria e identifican las oportunidades de mejora del sistema de gestión. Como salida de este proceso se establece un plan de acciones correctivas y un registro de buenas practicas que puede ser difundido en otros establecimientos de la organización. La gestión de la auditoria individual la realiza el Auditor Líder junto a su Equipo de Auditoria.

Los roles de un auditor pueden ser el de gestor del programa de auditoria o como integrante del equipo auditor. En este sentido, es vital identificar las competencias del auditor, asegurarse de que los auditores cumplen dichas competencias mediante la formación y evaluación continua del mismo. Para determinar las competencias del auditor, debe considerar conocimiento y habilidades de:

Los procesos que realiza la organización
Los sistemas de gestión implementados en la organización
Objetivos y amplitud del programa de auditoria
Los criterios de auditoria
Directrices de auditorias de sistemas de gestión.

Asimismo, un auditor debe asegurar su adhesión a tres principios de auditoria para asegurar la independencia y objetividad durante el proceso de auditoria, estos principios son: Integridad, Cuidado Profesional y Presentación Imparcial.

Los procesos de Gestión de Auditoria ligado al respaldo de la dirección de la organización, permiten evaluar el desempeño de los sistemas de gestión, establecer acciones para realizar ajustes y mejorar continuamente los procesos en la organización. ¡¡y tu!! ¿ya evaluaste el desempeño del sistema de gestión en tu organización?.

Ing. Victor Chamby
Autor

Bolivia, Octubre del 2019

Bibliografía Consultada.

IBNORCA, 2018, "NB/ISO 19011 Directrices para auditorias de los sistemas de gestión"

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